Преимущества и недостатки электронной трудовой книжки

Что такое ЭТК и когда на них перейдут в России

С 1 января 2020 года в России в тестовом режиме начнется процесс введения электронных трудовых книжки (ЭТК). А уже в 2027 году государство планирует вовсе отказаться от бумажных версий. Сразу после появления в СМИ первой информации о предстоящем нововведении возникло множество вопросов. Рассмотрим наиболее актуальные из них.

Преимущества электронной трудовой книжки

  • исключается риск утраты;
  • возможность контроля работником корректности внесенных сведений, что позволяет своевременно вносить исправления. Проверить данные возможно в личном кабинете на сайте Пенсионного Фонда. При обнаружении неточностей необходимо письменно уведомить об этом работодателя, с просьбой изменения ошибочных записей;
  • уменьшение нагрузки на кадровиков, что особенно актуально на предприятиях с большой численностью сотрудников;
  • ПФ РФ сможет начислять выплаты лишь на основании лицевого счета;
  • возможность удаленно трудоустроиться не предоставляя оригинал документа;
  • ликвидация статьи расходов на покупку и хранение бланков и вкладышей;

Переход на электронные трудовые книжки

В тестовом режиме процесс будет запущен с 2020 года. Если гражданин выразит желание сохранить вариант на бумаге, то еще дополнительно будет создана вторая цифровая версия. При смене места работы сведения также будет фиксироваться на двух носителях.

как получить сведения из электронной трудовой книжки

Если к началу 2021 года работник не выразит свои пожелания о формате, то документ будет выдан его владельцу на руки. При этом данные будут фиксироваться исключительно в цифровом виде.

Как перейти на ЭТК

Работодателям требуется ознакомить всех лиц трудящихся на предприятии под подпись с обновленным законодательством. Необходимо собрать личные заявления с работников с пожеланиями о предпочтительном формате ведения.

Как информация о стаже будет добавляться в ЭТК?

Цифровая и бумажная версии являются равнозначно информативными. Каждая из них содержат:

  • персональные данные;
  • даты и основания кадровых перемещений;
  • место работы;
  • должность и профессия;
  • вид работы;
  • причины увольнения.

Можно ли отказаться от ЭТК?

Законодательство закрепляет право гражданина на отказ. Переход является добровольным. Лишенными выбора формата будут лишь те, кто не имеет стажа до 2021 года.

Работодателям об электронной трудовой книжке

За работодателями закрепляется обязанность предоставления отчета с периодичностью один раз в месяц. С 2021 года отчет должен будет предоставляться строго не позднее рабочего дня следующего за днем трудоустройства или увольнения.

Рекомендуется:

  • проверить и обновить локальные нормативные документы;
  • ознакомить работников под подпись о переходе на ЭТК;
  • собрать личные заявления с оформленное с информацией о предпочитаемом формате ведения;
  • обеспечить техническую возможность для передачи форм отчетности в ПФР.

Нужно ли специальное программное обеспечение?

Для предоставления утвержденных форм отчета не требуется ни установка, ни покупка дополнительных программ. Поэтому переход не приведет к дополнительным затратам для компаний. Передача будет производиться по средствам коммуникации с Пенсионным фондом используемым ранее.

Закон об электронных трудовых книжках

Госдумой РФ приняла ряд законопроектов, которые определяют правила ведения ЭТК, а также утверждены санкции за их нарушения (ФЗ № 748684-7, № 748744-7, № 748758-7). Разработаны формы для подачи сведений в ПФР.

Плюсы ЭТК

  • удобство использования, просмотр и заполнение в режиме он-лайн;
  • сохранность и возможность своевременного контроля правильности внесенных данных;
  • невозможность утери;
  • упрощение кадрового делопроизводства;

Недостатки электронной трудовой книжки

  • риск сбоя системы. При допущении ошибки хотя бы в одной букве фамилии или имени сведения о стаже уже не будут идентифицироваться с человеком. Для восстановления утраченной информации потребуется лично обращаться в организацию, что сводит на нет комфорт от дистанционного использования;
  • риск утечки;
  • не все работающие граждане являются уверенными пользователями ПК или смартфона, поэтому не каждый сможет ощущать себя уверенно при отсутствии бумажного варианта.

 

В целом переход на цифровой формат является закономерным процессом, т.к. существует тенденция перевода данных в электронный вид. В целом нововведение имеет положительный характер, а то на сколько обоснованы волнения населения можно будет судить только после полного перехода на ЭТК.

Ссылка на основную публикацию